Lorsque l’employeur envisage de licencier un salarié, il doit le convoquer à un entretien préalable (art. L. 1232-2 C. trav.). Cette convocation peut se faire soit par l’envoi d’une lettre recommandée avec avis de réception, soit par une lettre remise en main propre contre décharge. D’autres moyens sont admis par la jurisprudence. En l'absence de récépissé, la procédure est respectée s'il est établi que le salarié a été convoqué d’une manière régulière (Cass. soc. 28/02/2018, n° 16-19934).
Cette lettre de convocation doit impérativement indiquer qu’un licenciement est envisagé. Le licenciement ne doit pas apparaître comme acquis, sans quoi c’est cette lettre qui vaut rupture du contrat (Cass. soc. 19/03/2014, n° 12-28206).
La lettre de convocation doit préciser :
- la date et l’heure de l’entretien (l’entretien peut être organisé en dehors du temps de travail ou des jours habituellement travaillés, mais doit dans tous les cas être rémunéré)
- le lieu de l’entretien (les éventuels frais de déplacement doivent être remboursés)
- la possibilité pour le salarié de se faire assister, au cours de l’entretien, par une personne de l’entreprise ou un conseiller du salarié
La loi prévoit un délai minimal de 5 jours ouvrables pleins entre la réception de la convocation et la tenue de l’entretien. Ce délai commence à courir le lendemain de la réception ou remise en main propre de la lettre de convocation (art. L. 1232-2, alinéa 3, C. trav.).
Lorsque ce délai expire un samedi, un dimanche, un jour férié ou chômé, il est prorogé jusqu'au premier jour ouvrable suivant (art. R. 1231-1 C. trav.). Si l’entretien est reporté à la demande du salarié, l’employeur doit aviser ce dernier par tout moyen et lui communiquer les nouvelles date et heure fixées (Cass. soc. 29/01/2014, n° 12-19872). Le délai de 5 jours ouvrables continue à courir.