Fiche de paie (TPE)

La fiche de paie (ou bulletin de salaire) est un document remis par l’employeur au salarié à chaque fois que le salaire est versé. Pour être conforme à la loi, ce document doit comporter un ensemble d’informations relatives, notamment, aux sommes prélevées sur la rémunération brute du salarié et au salaire effectivement perçu. 

La fiche de paie peut être remise au format numérique ou papier, mais le salarié conserve le droit de s’opposer à la dématérialisation de son bulletin de salaire, en informant son employeur par tout moyen permettant de prouver la date de cette notification. Le refus du salarié est possible à tout moment, même s’il a déjà reçu des fiches de paie au format numérique. 

Une fiche de paie comporte un grand nombre d’informations de nature à justifier le salaire versé au salarié, notamment : 

• les informations relatives à l’employeur : nom, adresse, numéro SIRET, code APE (activité principale exercée), numéro IDCC de la convention collective applicable à l’entreprise… ;
• les informations relatives au salarié et au poste occupé : nom, adresse, qualification, classification, ancienneté, nombre d’heures travaillées sur la période concernée, taux appliqués à ces heures (en cas d’heures supplémentaires par exemple) ;
• les informations relatives au calcul de la rémunération et aux prélèvements sociaux : salaire de base et accessoires de salaire, retenues éventuelles, montant de la rémunération brute, détail des cotisations et contributions sociales déduites de cette rémunération… ;
• les informations relatives au salaire net (net social, net fiscal, net à payer), au prélèvement à la source (PAS), aux congés payés acquis, aux éventuels RTT… 

Les informations obligatoires de la fiche de paie sont listées en détail aux articles R. 3243-1 et suivants du Code du travail. 

Les prélèvements sociaux correspondent aux cotisations et contributions déduites de la rémunération brute du salarié, en fonction des taux fixés par la réglementation ou par les conventions collectives, et servant à financer la protection sociale des travailleurs. 

Ces sommes sont prélevées au salarié (part salariale) et à l’employeur (part patronale), selon des taux différents. Certaines ne s’appliquent qu’à l’employeur (ex. : cotisation d’assurance chômage, cotisation accident du travail/maladie professionnelle, cotisation famille…). 

Le salaire net versé au salarié diffère du salaire net pris en compte pour le calcul de l'impôt sur le revenu ou de certaines prestations sociales. Plusieurs montants nets figurent donc sur la fiche de paie. 

• Le montant net social correspond au revenu pris en compte par la Caf (Caisse d’allocations familiales) ou la MSA (Mutualité sociale agricole) pour le calcul des droits au RSA et à la prime d’activité. 

• Le montant net fiscal (ou montant net imposable) correspond au montant soumis à l’impôt sur le revenu. Il sert de base au calcul du taux de prélèvement à la source (PAS).
• Le montant net à payer avant impôt sur le revenu correspond à la rémunération nette du salarié après déduction des contributions et cotisations sociales. 
• Le montant net à payer (après PAS) correspond au montant effectivement versé au salarié, une fois l’impôt sur le revenu lui aussi prélevé.

Le salarié doit conserver ses fiches de paie sans limitation de durée. En cas de perte, il peut demander des copies à son employeur, mais celui-ci n’est pas obligé de les lui remettre. 

L’employeur est néanmoins tenu de conserver dans les locaux de l’entreprise un double des fiches de paie de ses salariés pendant 5 ans (au format numérique ou papier). 

Au-delà, les bulletins de salaire doivent être conservés pendant une durée de 50 ans à compter de leur émission (ou pendant 6 ans à compter du départ à la retraite du salarié), sans nécessairement rester accessibles au sein même de l’entreprise. 

Un salarié peut contester devant le conseil de prud’hommes l’exactitude ou la réalité du paiement des sommes figurant sur sa fiche de paie. Ce recours est possible même si le salarié n’a émis aucune protestation ni réserve au moment de la remise du bulletin de salaire.

L’employeur qui ne remet pas de fiche de paie à son salarié s’expose à une amende (jusqu’à 450 € par fiche de paie non remise). Il peut aussi être condamné à verser des dommages et intérêts au salarié si celui-ci saisit les prud’hommes. 

En cas de trop-perçu, l’employeur peut réclamer au salarié les sommes versées par erreur. En l’absence d’accord à l’amiable sur les conditions du remboursement, il peut opérer des retenues sur salaire (dans la limite de 10 % du salaire net mensuel) ou saisir le conseil de prud’hommes pour obtenir remboursement.