Préparation des élections professionnelles (PAP, listes électorales, candidatures…)

L’effectif de l’entreprise conditionne la tenue des élections professionnelles, mais aussi le nombre de sièges à pourvoir, la nature des missions confiées aux futurs élus, l’étendue de leurs moyens d’action, etc.

Les entreprises sont tenues d’organiser des élections professionnelles dès lors qu’elles emploient au moins 11 salariés sur une période d’au moins 12 mois consécutifs. 

Cette obligation s’applique aux entreprises privées (quelles que soient leur forme juridique et leur activité), aux établissements publics à caractère industriel et commercial, ainsi qu’aux établissements publics à caractère administratif employant du personnel de droit privé.

En principe, chaque salarié est décompté comme une unité. Toutefois, en raison de la nature de leur contrat de travail, certains salariés ne sont pas pris en compte dans le calcul de l’effectif, à savoir :  

• les salariés en CDD (ou contrat intérimaire) conclu pour remplacer un salarié absent ;
• les salariés en contrat d’apprentissage ;
• les salariés en contrat de professionnalisation ;
• les salariés en contrat unique d’insertion (CUI-CIE/CUI-CAE).

D’autres salariés ne sont pris en compte qu’au prorata de leur temps de travail (salariés en CDI à temps partiel) ou de leur temps de présence dans l’entreprise au cours des 12 derniers mois (salariés en CDD, intermittents, intérimaires…). 

Dans le cadre d’une mise à disposition (prêt de main-d'œuvre entre entreprises), le salarié est décompté s’il est présent dans les locaux de l’entreprise et y travaille depuis au moins un an (sauf s’il remplace un salarié absent), et à condition que la mise à disposition soit exclusive                                                                                                                                                                                                                                                                                                     

Les salariés en CDI à temps complet sont systématiquement pris en compte dans le calcul de l’effectif, y compris lorsqu’ils sont en période d’essai ou de préavis.

Le nombre d’élus varie en fonction de l’effectif de l’entreprise à la date du 1er tour des élections professionnelles. En l’absence d’accord, il est fixé par décret :

Le nombre de sièges peut être modifié à la hausse ou à la baisse, sous certaines conditions, par le protocole d’accord préélectoral (voir plus bas). 

Le comité social et économique (CSE) peut être mis en place à différents niveaux. 

Au niveau de l’entreprise

Les élections professionnelles sont en principe organisées au niveau de l’entreprise.

Cette disposition s’applique dans les entreprises composées d’un seul établissement ou de plusieurs établissements secondaires (établissements dans lesquels les activités restent subordonnées aux directives de l’établissement principal : filiale, succursale…). 

Au niveau de l’établissement

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés comportant au moins 2 établissements distincts, l’employeur est tenu d’organiser des élections au niveau de chacun de ces établissements. 

La loi prévoit en effet : 

• la formation d’un CSE central au niveau de l’entreprise ;
• la formation d’un CSE d’établissement au niveau de chaque établissement distinct. 

Il n’existe pas de définition légale de l’établissement distinct. C’est à l’employeur de le reconnaître selon les critères définis par accord collectif. 

Le Code du travail indique qu’en l’absence d’accord, l’employeur peut reconnaître un établissement distinct au regard de “l’autonomie de gestion du responsable de l’établissement, notamment en matière de gestion du personnel”. La Cour de cassation précise que l’établissement doit présenter, notamment en raison de l’étendue des délégations de compétence dont dispose son responsable, une autonomie suffisante en ce qui concerne la gestion du personnel et l’exécution du service.

Au niveau de l’unité économique et sociale

L’unité économique et sociale (UES) permet de regrouper plusieurs entreprises juridiquement distinctes, mais présentant des liens étroits, en une seule entité. C’est alors au niveau de cette unité (reconnue par accord collectif ou par décision de justice) que la représentation du personnel est organisée.

Lorsqu’une UES regroupant au moins 11 salariés est reconnue, un CSE commun doit être constitué. Si l’UES comporte au moins 2 établissements distincts, des CSE d’établissement et un CSE central doivent être mis en place.

La création d'un CSE d'établissement dépend de l'effectif de l'entreprise et non de celui de l'établissement. Tout dépend si les établissements ont la qualité d'établissement distinct ou non. Le nombre et le périmètre des établissements distincts sont déterminés par accord entre l'employeur et les organisations syndicales ou, à défaut, entre l'employeur et le CSE ou, à défaut, par décision unilatérale de l'employeur (il doit avoir tenté de négocier loyalement un accord avant de pouvoir en décider seul).

Au niveau interentreprises

Un CSE interentreprises (CSEI) peut être constitué par accord collectif lorsque la nature et l’importance de problèmes communs aux entreprises d’un même site ou d’une même zone le justifient. Cet accord doit être conclu entre les employeurs et les organisations syndicales représentatives au niveau interprofessionnel ou départemental. Il définit : 

• le nombre de membres composant le CSEI ;
• les modalités de leur élection ou désignation ;
• les attributions du CSEI ;
• ses modalités de fonctionnement.

Dans les entreprises sans CSE, l’employeur doit déclencher le processus électoral dès que la condition d’effectif est remplie (11 salariés pendant 12 mois consécutifs).

Dans les entreprises déjà dotées de représentants du personnel, l’employeur doit engager le processus électoral avant l’expiration des mandats en cours, en principe tous les 4 ans (la durée des mandats peut toutefois être réduite par accord collectif à 2 ou 3 ans). 

Si un employeur n’organise pas d’élections professionnelles dans son entreprise alors qu’il y est tenu, un syndicat ou un salarié peut, à tout moment, lui demander d’engager le processus électoral. L’employeur a alors 1 mois pour le déclencher et en informer les salariés. 

Toutefois, quand les précédentes élections ont débouché sur un PV de carence, la demande de nouvelles élections ne peut intervenir qu’à l’issue d’un délai de 6 mois suivant l’établissement du PV de carence. Si l’employeur ne donne pas suite à cette demande, le syndicat doit saisir le juge, qui pourra ordonner l’organisation des élections et condamner l’employeur au paiement de dommages et intérêts.

Un accord préélectoral doit être négocié entre l’employeur (ou son représentant) et les organisations syndicales, au niveau de l’entreprise ou de chaque établissement distinct. 

L’employeur est tenu d’inviter à la négociation : 

• les organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, légalement constituées depuis au moins 2 ans et dont les champs professionnel et géographique couvrent l’entreprise ou l’établissement concerné(e) par les élections ;
• les organisations syndicales reconnues représentatives dans l’entreprise ou l’établissement ;
• les organisations ayant constitué une section syndicale dans l’entreprise ou l’établissement ;
• les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel.

Le protocole d’accord préélectoral porte sur différents thèmes, obligatoires ou facultatifs.

Les thèmes obligatoires sont les suivants :

• les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales (modalités et date de dépôt des candidatures, date et heure du scrutin, vote par correspondance, vote électronique, composition des bureaux de vote...) ;
• la répartition des salariés dans les collèges électoraux ;
• la répartition des sièges entre les différentes catégories de salariés ;
• la proportion de femmes et d'hommes composant chaque collège électoral ;
• éventuellement, la mention de l'accord d'entreprise prévoyant le recours au vote électronique ainsi que les dispositions prises pour faciliter la représentation des salariés travaillant en équipes successives ou isolés ;
• le choix de l'envoi dématérialisé des résultats de l'élection en cas de vote à l'urne.

Les thèmes facultatifs sont les suivants :

• L’augmentation ou la réduction du nombre de sièges ou du volume des heures individuelles de délégation, sous réserve que le volume global des heures de délégation au sein de chaque collège soit au moins égal à celui prévu par la loi. En d’autres termes, il est possible de prévoir une diminution du nombre d’élus si celle-ci se traduit par une augmentation équivalente du volume d’heures de délégation.
• La dérogation à la limitation du nombre de mandats successifs, fixée à 3 par la loi dans les entreprises d’au moins 50 salariés. Cette dérogation n’est permise que dans les entreprises dont l’effectif est compris entre 50 et 300 salariés.
• Le nombre et la composition des collèges électoraux. Ce thème requiert l’unanimité des organisations syndicales.
• L’organisation du scrutin en dehors du temps de travail.

L’accord préélectoral n’a d’effet, en principe, que pour une élection donnée. Il peut également s’appliquer en cas d’élections partielles en cours de mandat.

Pour être valable, le PAP est subordonné à une double condition de majorité, en nombre et en voix :

• L’accord doit être signé par la majorité des organisations syndicales ayant participé à la négociation.
• Parmi ces syndicats signataires, doivent figurer les organisations syndicales représentatives ayant recueilli la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections (les signataires doivent réunir au total plus de 50 % des voix). Si les résultats ne sont pas disponibles, la majorité des organisations représentatives suffit (plus de la moitié, c'est-à-dire au moins une signature + 1. Par ex. : s'il y a 4 syndicats, il faut que 3 signent. S'il y en a 2, il faut que les 2 signent). 

Toutes les clauses du PAP sont concernées par cette règle de double majorité, sauf quand il s’agit de modifier le nombre et la composition des collèges électoraux, ou d’organiser le scrutin en dehors du temps de travail, ou encore de proroger les mandats des représentants du personnel : dans ce cas, l’unanimité des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise est requise.

Si les négociations entre l’employeur et les organisations syndicales s’étant présentées à la négociation échouent, l’employeur doit saisir le DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités). C’est lui qui procède alors à la répartition des salariés et la répartition des sièges entre les collèges électoraux, sous un délai de 2 mois à compter de la date de la saisine. 

Cette saisine suspend le processus électoral, ainsi que le mandat des élus jusqu’à la proclamation des résultats du scrutin. La décision du DREETS peut être contestée devant le tribunal judiciaire dans un délai de 15 jours (voir notre dossier sur l’organisation et la contestation des élections).

Si aucun syndicat ne s’est présenté à la négociation, l’employeur peut procéder lui-même à cette répartition.

Il revient à l’employeur d’établir les listes électorales (listes des salariés admis à voter). Elles doivent être établies par collège électoral et affichées au moins 4 jours avant la date des élections. Ce délai peut être allongé par un accord collectif ou par le PAP. En pratique, les listes sont généralement affichées entre 10 et 15 jours avant le scrutin.

Les listes électorales doivent mentionner le nom de chaque électeur, son âge et son ancienneté dans l’entreprise. Seules ces informations, qui permettent de s’assurer du respect des conditions d’électorat, sont obligatoires. 

Les listes électorales sont établies pour les deux tours et ne peuvent plus être modifiées

après le 1er tour.

L’employeur doit communiquer les listes électorales à tout syndicat qui en fait la demande, même si celui-ci n’est pas implanté dans l’entreprise.

Pour pouvoir voter aux élections professionnelles, il faut, à la date du 1er tour du scrutin :

• être âgé de 16 ans révolus ;
• travailler depuis au moins 3 mois dans l’entreprise (les salariés dont le contrat de travail est suspendu, les salariés en période de préavis payé mais non effectué ou en cours de licenciement restent électeurs) ;
• n’avoir fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative aux droits civiques.

Par principe, seuls les salariés de l’entreprise (y compris ceux qui sont assimilés au chef d'entreprise) peuvent voter aux élections. Il existe toutefois des exceptions :

• Les salariés mis à disposition (sous-traitants) peuvent voter dans l’entreprise d’accueil s’ils y travaillent depuis au moins 12 mois continus et sont présents dans ses locaux. À noter qu’ils ne peuvent exercer leur droit de vote que dans une seule entreprise. 
• Les personnels occasionnels ou intermittents peuvent voter s’ils ont travaillé de manière habituelle dans l’entreprise au cours des 3 mois précédant le scrutin et s’ils sont intégrés de façon étroite et permanente à la communauté de travail.

Ne peuvent pas, en revanche, être électeurs :

• les travailleurs temporaires.

Pour pouvoir être candidat aux élections professionnelles, il faut :

• être âgé de 18 ans révolus ;
• travailler dans l’entreprise depuis au moins un an (sauf disposition conventionnelle plus favorable) de manière continue ou non (l’ancienneté peut résulter de contrats distincts séparés par des périodes d’interruption) ; 

ne pas être le conjoint, partenaire de Pacs, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur ou allié au même degré de l’employeur.

Ces conditions doivent être remplies à chaque tour du scrutin.

En revanche, ne sont pas éligibles les salariés qui détiennent une délégation écrite particulière d’autorité leur permettant d’être assimilés au chef d’entreprise ou qui le représentent devant le CSE. 

Cas particuliers : 

• Les salariés à temps partiel travaillant simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l’une de ces entreprises. Ils doivent donc choisir celle dans laquelle ils font acte de candidature.
• Les travailleurs mis à disposition (sous-traitants) ne sont pas éligibles dans l’entreprise d’accueil, mais dans leur entreprise d’origine. 
• Les salariés dont le contrat est suspendu (mise à pied, préavis non effectué, arrêt maladie…) restent éligibles, sous réserve d’être toujours salariés de l’entreprise à la date du 2nd tour.

Les listes des organisations syndicales candidates au 1er tour doivent être établies selon les dispositions suivantes : 

• Des listes distinctes doivent être constituées pour chaque collège électoral, ainsi que pour les titulaires et les suppléants (votes séparés).
• Les listes peuvent être incomplètes, sous réserve de respecter l’impératif de mixité, mais ne doivent dans tous les cas pas comporter un nombre de candidats supérieur au nombre de sièges à pourvoir. 
• Une candidature individuelle peut constituer une liste.
• La double candidature (titulaire et suppléant) est possible. En cas d’élection aux deux postes, le candidat est élu titulaire.
• L’ordre de présentation des candidats sur la liste est très important car les sièges sont attribués par ordre d’inscription. Le candidat en tête de liste a donc nécessairement plus de chances d’être élu.
• Les listes doivent respecter, pour chaque collège, lorsqu’il y a plusieurs sièges à pourvoir dans un collège mixte, une représentation équilibrée des femmes et des hommes (“parité”). Les listes doivent être composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant aux parts respectives définies dans le PAP et doivent présenter alternativement un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes. L’employeur doit, en principe, informer les salariés de la proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral.

Ces règles s’appliquent à toutes les listes (titulaires et suppléants), pour les deux tours du scrutin. 

Les contestations relatives à la composition des listes relèvent de la compétence du tribunal judiciaire et sont possibles après les élections. Elles peuvent conduire à l’annulation de l’élection des candidats dont le positionnement est irrégulier.

Deux ou plusieurs organisations syndicales peuvent décider de déposer une liste de candidats commune, notamment quand les précédents résultats électoraux étaient inférieurs à 10 % et ne semblent pas pouvoir être améliorés, ou en cas de présence syndicale déséquilibrée dans un établissement par rapport au reste de l’entreprise.

La constitution d’une liste commune peut avoir plusieurs objectifs, notamment :

• obtenir des élus lorsqu’une liste propre au syndicat n’aurait pas permis d’en gagner ;
• avoir plus de poids face à un concurrent ;
• négocier un “partage” des établissements dans une entreprise multi-sites.

Les organisations syndicales qui souhaitent présenter une liste commune doivent indiquer, lors du dépôt de la liste, la manière dont les suffrages exprimés en leur faveur seront répartis. Sans cette précision, la répartition des suffrages s’effectue à part égale entre les organisations syndicales.

Les organisations syndicales peuvent mener campagne auprès des salariés afin de faire connaître leurs candidats et leurs programmes. Jusqu’au 1er tour des élections, la propagande est réservée aux syndicats présentant des candidats. Elle peut s’exercer par différents moyens : affichage, réunions, tracts, site dédié via l’intranet de l’entreprise… 

Au 2nd tour, la propagande s’ouvre aux autres syndicats et aux candidats libres.

Le contenu de la propagande électorale est libre, à condition de ne pas comporter de propos injurieux ou diffamatoires. La propagande peut se poursuivre jusqu’au jour même des élections, tant que les informations diffusées n’ont pas pour effet de fausser les résultats (il est recommandé de se limiter à des documents déjà distribués). En général, la date limite de propagande est fixée par le PAP.